Справочник администратора ORTOMED

Быстрые инструкции по админке детского центра.

1. Записи на день

Посмотреть записи на дату
  1. Выберите дату в поле «Выберите дату».
  2. Нажмите «Показать записи».
  3. Проверьте время, инструктора, занятые и свободные места.
Добавить разовую запись
  1. Найдите нужный слот.
  2. Нажмите «+ Добавить клиента».
  3. Заполните имя ребёнка, родителя, телефон и тип записи.
  4. Нажмите «Записать клиента».
Отменить запись
  1. В карточке записи нажмите «Отменить».
  2. Подтвердите действие.
  3. Место автоматически освободится.
Перенести запись
  1. Нажмите «Перенести» в карточке записи.
  2. Выберите новую дату и время.
  3. Нажмите «Перенести запись».

2. Абонементы

Оформить новый абонемент
  1. Нажмите «Оформить абонемент».
  2. Введите данные ребёнка, родителя и телефон.
  3. Выберите дату начала.
  4. Выберите тип: 2 или 3 раза в неделю.
  5. Выберите нужные дни и время для каждого дня.
  6. Нажмите «Оформить абонемент».
Найти абонемент
  1. В блоке «Абонементы» введите имя, фамилию или телефон.
  2. Нажмите «Найти / обновить список».
Продлить абонемент
  1. Найдите карточку клиента.
  2. Нажмите «Продлить абонемент».
  3. Выберите дату начала нового периода.
  4. Выберите дни и время занятий.
  5. Сохраните продление.
Изменить график
  1. Нажмите «Изменить график» в карточке абонемента.
  2. Выберите дату, с которой меняется график.
  3. Выберите новые дни и время.
  4. Сохраните. Старые будущие занятия будут перенесены, новые созданы.
Добавить разовые занятия к абонементу
  1. Нажмите «Добавить разовые занятия».
  2. Введите даты через запятую.
  3. Введите время и цену.
  4. Нажмите «Добавить занятия».

3. Заморозка

Срочная заморозка по датам
  1. Найдите карточку абонемента.
  2. Нажмите «Заморозить абонемент».
  3. Укажите дату начала и дату окончания.
  4. Подтвердите заморозку.
  5. После даты окончания заморозка завершится автоматически при обновлении системы.
Бессрочная заморозка
  1. Нажмите «Заморозить абонемент».
  2. Укажите дату начала.
  3. Отметьте «на неопределённый срок».
  4. Абонемент получит статус «Заморожен».
Отменить заморозку
  1. Найдите карточку клиента.
  2. Нажмите «Отменить заморозку».
  3. Подтвердите действие.
  4. Замороженные занятия восстановятся.

4. Оплата

Добавить оплату по абонементу
  1. Найдите карточку абонемента.
  2. Нажмите «Добавить оплату».
  3. Введите сумму.
  4. Укажите способ оплаты: наличные, перевод или карта.
  5. При необходимости добавьте комментарий.
Проверить долг

В карточке абонемента смотрите строки: стоимость, оплачено, остаток.

5. Пропуски и посещения

Отметка посещения по QR

Родитель или администратор открывает QR-карту клиента. После сканирования система отмечает посещение и начисляет 1 бонус.

Перенести как пропуск
  1. В записи клиента нажмите «Перенести как пропуск».
  2. Подтвердите действие.
  3. Система перенесёт занятие после окончания абонемента.
  4. Лимит: 7 переносов.

6. Бонусы

Посмотреть заявки на награды
  1. Откройте блок «Бонусные заявки».
  2. Нажмите «Обновить заявки».
Выдать награду
  1. Найдите заявку.
  2. Нажмите «Выдано».
  3. Заявка закроется.
Отменить заявку на награду
  1. Нажмите «Отменить».
  2. Бонусы автоматически вернутся клиенту.

7. Частые ситуации

Не вижу свежие изменения
  1. Нажмите «Обновить систему» в админке.
  2. Потом снова нажмите «Найти / обновить список».
Слот не найден

Проверьте, создано ли расписание на эту дату и есть ли такой слот в листе «СЛОТЫ».

Активный абонемент не найден

Проверьте телефон клиента и статус абонемента. Система ищет только действующий абонемент.

Нет свободных мест

Слот занят или закрыт. Выберите другое время либо проверьте блокировку мест.